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POLÍTICA DE PRIVACIDADE E PROTEÇÃO DE DADOS

 

Este documento traz a Política de Privacidade e Proteção de Dados das empresas “Guillaumon Administração e Corretagens de Imóveis LTDA”, “Guillaumon Facilities” e outras empresas do grupo denominadas neste documento Grupo Guillaumon e visa definir as diretrizes das normas e padrões que tratam da proteção dos dados pessoais, abrangendo sua coleta, criação, desenvolvimento, utilização, armazenamento, distribuição, confidencialidade, disponibilidade e integridade, independentemente do meio (físico ou digital) em que ela esteja contida.

1. Objetivo:

Somos responsáveis por proteger seu patrimônio e tratamos com muita seriedade a proteção de seus dados pessoais. Desta forma, em atenção à Lei 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD) e demais leis complementares, com o objetivo de sinalizar compromisso institucional com a proteção à privacidade e aos dados pessoais, o Grupo Guillaumon divulga a seguir sua Política de Privacidade e Proteção de Dados, a qual está baseada nos princípios citados nas Definições.

2. Sobre a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados)

Lei nº 13.709/2018 (a “Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais” ou a “LGPD”), sancionada em agosto de 2018 e vigente a partir de agosto de 2020, traz várias regras e obrigações relacionadas à privacidade e proteção de dados pessoais1, tanto em meios online quanto offline, sendo aplicável a praticamente qualquer organização, seja ela pública ou privada, com ou sem fins lucrativos, independentemente do setor econômico a que pertença.

Com relação a aplicação desta Lei, expressamente determina que qualquer pessoa, seja natural ou jurídica de direito público ou privado, e que realize o tratamento de dados pessoais, online e/ou offline, estão sujeitos à esta normativa. Assim, entendemos que a Lei possui aplicação ampla e abrangente, que compreende grande parte de projetos e atividades do cotidiano empresarial brasileiro.

A LGPD dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural, estabelecendo regras e limites para empresas a respeito da coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento de dados, o que favorece o desenvolvimento econômico.

3. Definições dessa Política:

Para os fins desta Política, devem se considerar as seguintes definições e descrições para seu melhor entendimento:

Atividades: Serviços especializados exercidos pelo Grupo Guillaumon;

Contato: pessoa física ou jurídica (por intermédio de uma pessoa física representando uma empresa) que solicita algum tipo de informação junto ao Grupo Guillaumon, de caráter comercial ou não, ou ainda com intuito de possível contratação de nossos produtos e serviços.

Dados: quaisquer informações inseridas, tratadas ou transmitidas para execução dos serviços relacionados às Atividades e ao uso do Site do Grupo Guillaumon;

Dados Pessoais: dados relacionados a pessoa natural identificada ou identificável;

Dados Pessoais Sensíveis: Dentre os dados pessoais, há aqueles que exigem maior atenção no tratamento: aqueles relacionados a crianças e adolescentes; e os “sensíveis”, que são os que revelam origem racial ou étnica, convicções religiosas ou filosóficas, opiniões políticas, filiação sindical, questões genéticas, biométricas e sobre a saúde ou a vida sexual de uma pessoa.

Encarregado de Proteção de Dados: pessoa indicada pelo Grupo Guillaumon para atuar como gestor(a) estratégico da privacidade e proteção de dados e como canal de comunicação entre ela Grupo Guillaumon, seus Clientes, demais titulares de dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD);

Tratamento: toda operação realizada com Dados Pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.

Com base no Art. 5º da LGPD destacamos os principais termos para entendimento de sua aplicabilidade, que são:

  1. Titular do Dado Pessoal: (art. 5º, V) pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento.

  2. Controlador: (art. 5º, VI) pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.

  3. Operador: (art. 5º, VII) pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador.

  4. Agentes de tratamento: (art. 5º, IX) o controlador e o operador.

  5. Controles de Eliminação: (art. 5º, XIV) exclusão de dado ou de conjunto de dados armazenados em banco de dados, independentemente do procedimento empregado.

  6. Relatório de impacto à proteção de dados pessoais: (art. 5º, XVII) documentação do controlador que deve conter a descrição dos processos de tratamento de dados pessoais que podem gerar riscos às liberdades civis e aos direitos fundamentais, bem como medidas, salvaguardas e mecanismos de prevenção e mitigação de risco.

  7. Autoridade Nacional de Proteção de Dados – ANPD: (art. 5º, XIX e art. 55-A e seguintes): é órgão da administração pública responsável por zelar, implementar e fiscalizar o cumprimento desta Lei. Peça essencial do marco normativo em questão, com competências de promoção de estudos e da cultura de proteção de dados, cooperação com as demais autoridades nacionais e internacionais, edição de regulamentos, fiscalização, sancionamento, entre outros.

 

Assim como também com base no Art. 6º da LGPD destacamos os Princípios Legais desta normativa, que deverão ser seguidos em todo o escopo das adequações à LGPD, que são:

  1. FINALIDADE: tratamento para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular, sem possibilidade de tratamento posterior de forma incompatível com essas finalidades;

  2. ADEQUAÇÃO: compatibilidade do tratamento com as finalidades informadas ao titular, de acordo com o contexto do tratamento;

  3. NECESSIDADE: limitação do tratamento ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, com abrangência dos dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do tratamento de dados;

  4. LIVRE ACESSO: garantia, aos titulares, de consulta facilitada e gratuita sobre a forma e a duração do tratamento, bem como sobre a integralidade de seus dados pessoais;

  5. QUALIDADE DOS DADOS: garantia, aos titulares, de exatidão, clareza, relevância e atualização dos dados;

  6. TRANSPARÊNCIA: garantia, aos titulares, de informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre a realização do tratamento e os respectivos agentes de tratamento;

  7. SEGURANÇA: utilização de medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão;

  8. PREVENÇÃO: adoção de medidas para prevenir a ocorrência de danos em virtude do tratamento de dados pessoais;

  9. NÃO DISCRIMINAÇÃO: impossibilidade de realização do tratamento para fins discriminatórios ilícitos ou abusivos;

  10. RESPONSABILIZAÇÃO E PRESTAÇÃO DE CONTAS: demonstração, pelo agente, da adoção de medidas eficazes e capazes de comprovar a observância e o cumprimento das normas de proteção de dados pessoais e, inclusive, da eficácia dessas medidas.]

 

4. Abrangência

A presente Política aplica-se a quaisquer dado pessoal tratado pelo Grupo Guillaumon em relação aos seus Clientes Diretos (Pessoas Jurídicas), Terceiros (Beneficiários e Clientes – Pessoa Física ou Pessoa Jurídica), Parceiros, Fornecedores e Colaboradores; e foi criada para indicar, de maneira clara e objetiva, os tipos de dados pessoais coletados pelo Grupo Guillaumon de clientes e usuários; a maneira como tais dados são coletados e utilizados; os motivos pelos quais os dados são coletados, compartilhados e divulgados; as precauções que serão tomadas para manter os dados pessoais dos nossos clientes e usuários confidenciais; e os direitos dos titulares dos referidos dados pessoais.

5. Finalidades do tratamento

Nosso grupo está classificado como “OPERADOR” de dados pessoais, conforme definição expressa no art. 5º, inciso VII da LGPD:

Art. 5º Para os fins desta Lei, considera-se:

VII - operador: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador;

Pois atua no tratamento de dados pessoais em nome das empresas CONTRATANTES dos seus serviços, fornecendo uma base de dados pessoais e corporativos para a perfeita execução destes serviços contratados.

O Grupo Guillaumon realiza o tratamento de dados pessoais com o objetivo de oferecer serviços com a melhor qualidade possível aos seus clientes. As permanentes ações de conformidade implementadas pela empresa não visam apenas atender à LGPD, mas, também, garantir os padrões de qualidade, segurança e confiabilidade esperados pelos nossos Clientes Corporativos. Por isso, qualquer tratamento de dados pessoais realizado pelo Grupo Guillaumon estará baseado nas regulamentações vigentes e se dará de forma adequada à finalidade da sua coleta.

Algumas das finalidades que podem embasar o tratamento dos dados pessoais pelo Grupo Guillaumon, incluem demandas de resolução e suporte aos seus clientes, Condomínios Residenciais e Corporativos, e seus respectivos proprietários e moradores, como:

  1. Oferecer toda infraestrutura de Atendimento aos Clientes e seus condôminos;

  2. Possuir uma área de Recursos Humanos, estruturada para gerenciar contratações de pessoal, interno e externo, promover treinamentos, apoiar todos os departamentos da empresa Guillaumon e cumprir todas as exigências legais trabalhistas e fiscais dos seus colaboradores.

  3. Possuir uma área financeira, dedicada às demandas de seus clientes, colaboradores e parceiros.

  4. Possuir uma área comercial, devidamente estruturada e comprometida com as boas práticas de mercado, atuando com ética e compromisso, visando garantir o sucesso de seus clientes e crescimento sustentável da empresa Guillaumon.

  5. Possuir uma área de tecnologia especializada, responsável pelas demandas de infraestrutura e sistemas da informação, garantindo toda a confidencialidade, a integridade e a disponibilidades de seus sistemas e informações pessoais e corporativas.

  6. Entre outras estruturas estratégicas da empresa.

 

Para fundamentar o tratamento de dados pessoais nas finalidades acima indicadas, temos as seguintes hipóteses que exigem a coleta e tratamento de dados:

  1. Execução de contrato entre os Clientes Corporativos do Grupo Guillaumon e o titular dos dados no contexto da utilização dos nossos produtos e serviços;

  2. Cumprimento das obrigações legais, regulatórias ou autorregulatórias às quais o grupo está sujeito;

  3. Exercício regular de direitos em processos de negócio;

  4. Atendimento aos interesses legítimos dos Clientes Corporativos do Grupo Guillaumon e de terceiros;

  5. Proteção da vida ou incolumidade física do titular ou de terceiros;

  6. Prevenção de fraudes. Em outros casos, o tratamento de dados pessoais será condicionado ao seu consentimento.

 

6. Quais dados são coletados?

Possuímos duas formas de coleta de dados:

A primeira é através do site, onde são coletados dados de clientes, usuários e prospects, necessários à consecução de negócios com o Grupo Guillaumon, dados como:

  1. Navegador de acesso, IP, data e hora de acesso, localização, páginas visitadas e ações durante a navegação. E a partir da página de CONTATO, as seguintes informações recebidas pelo e-mail (lgpd@guillaumon.com.br): Nome, E-mail, e a mensagem da solicitação.

 

  1. Navegador de acesso, IP, data e hora de acesso, localização, páginas visitadas e ações durante a navegação. E a partir da página de TRABALHE CONOSCO, as seguintes informações recebidas pelo formulário específico: Nome, Telefone, E-mail, URL do Linkedin e arquivo anexo de Curriculum Vitae.

 

  1. E a partir das bases de dados compartilhadas pelos nossos Clientes Corporativos (Pessoa Jurídica/Condomínios), que são considerados “CONTROLADORES” destes dados pessoais. Esta operação é executada por meio de processos seguros e restritos aos colaboradores (empregados) do Grupo Guillaumon. Estes dados pessoais são tratados para execução de serviços de administração em nome dos nossos Clientes Corporativos.

 

7. Compartilhamento de dados

O compartilhamento dos dados pessoais tratados pelo Grupo Guillaumon ocorrerá excepcionalmente, como, por exemplo, para fins de cumprimento de obrigações nos termos das leis, regras ou regulações aplicáveis, bem como para execução de contratos firmados conosco e nossos Clientes Corporativos, que dependam do compartilhamento de dados, ou se requisitado pelo próprio titular de dados pessoais. Tal compartilhamento também poderá ser feito com empresas do mesmo grupo econômicos, bem como instituições/empresas parceiras e fornecedores de tecnologia da informação que devem igualmente submeter-se a obrigações de sigilo e proteção de dados, e que estão devidamente integradas ao nosso Programa de Privacidade e Proteção de Dados.

8. Segurança da Informação

As informações coletadas pelo Grupo Guillaumon serão armazenadas e manipuladas em ambiente seguro e íntegro. O grupo dispõe de medidas técnicas (como Firewall para proteção de servidores e serviços e criptografia de senhas de acesso) e administrativas (como hierarquização de acessos), aptas a proteger os seus dados pessoais de tratamentos não autorizados e/ou de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão. Nossos processos de segurança estão de acordo com a regulamentação aplicável à matéria.

9. Armazenamento de dados

O Grupo Guillaumon manterá os dados pessoais coletados e tratados na forma desta Política, pelo tempo que o cliente ou usuário possuir vínculo com os Clientes Corporativos do Grupo Guillaumon e/ou enquanto durar o consentimento do referido cliente/usuário, quando aplicável. Após o encerramento destas hipóteses, manteremos os seus dados pelos prazos que forem necessários para cumprir obrigações legais e/ou regulatórias.

10. Direitos dos titulares de dados

Nos termos do art. 17 da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, toda pessoa natural tem assegurada a titularidade de seus dados pessoais e garantidos os direitos fundamentais de liberdade, de intimidade e de privacidade. Conforme o art. 18 da LGPD, ao(à) titular estão garantidos os direitos de:

  1. confirmação da existência de tratamento;

  2. acesso aos dados;

  3. correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;

  4. anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com o disposto na LGPD;

  5. portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa, de acordo com a regulamentação da Autoridade Nacional, observados os segredos comercial e industrial;

  6. eliminação dos dados pessoais tratados com o consentimento do(a) titular, exceto nas hipóteses previstas no art. 16 da Lei;

  7. informação das entidades públicas e privadas com as quais o Controlador realizou uso compartilhado de dados;

  8. informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre consequências da negativa;

  9. revogação do consentimento, nos termos do § 5.º do art. 8.º da Lei.

 

O Grupo Guillaumon acompanhará os requisitos mandatórios definidos pela LGPD e pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

O Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais, também conhecido como Data Protection Officer (DPO) é responsável pela proteção dos dados e cumprimento desta Política, função exercida por um profissional especializado nomeado pelo Grupo Guillaumon. Para maiores informações e para exercício dos seus direitos de titular de dados, encaminhe solicitações para o endereço de e-mail:

lgpd@guillaumon.com.br

Aos cuidados dos nossos encarregados de dados pessoais:

Dr. Marcelo Fonseca Santos e/ou Dr. Ricardo Castro Cajazeira.

Essa política está sujeita a eventuais atualizações devido ao compromisso com aprimoramento contínuo ao requerido pela LGPD e eventuais normas ou regulações aplicáveis, que serão devidamente gerenciadas a parir do nosso Programa de Privacidade e Proteção de Dados.

11. Alerta Legal

O Grupo Guillaumon exime-se de responsabilidades por danos sofridos por seus Clientes Corporativos e/ou Titulares de dados devido a falhas dos serviços disponibilizados por Terceiros que não tenham relação com o Grupo Guillaumon. Incluem-se nessa condição, sem limitações, os casos ligados à rede mundial de computadores.

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